דמיינו לעצמכם את הסיטואציה הבאה: אתם עובדים עם הצוות שלכם על טבלה מלאת נתונים, מצגת חשובה או מסמך עמוס טקסט שקשורים לפרויקט רגיש, ואחרי עבודה מאומצת שנמשכת ימים שלמים, אתם פותחים את הקובץ ביום בהיר אחד ומגלים שחלק גדול מהמידע נעלם, שורות נמחקו, נוסחאות שונו, ואין לכם מושג מי עשה את זה או מתי.
מיקרוסופט יודעת להציל את המצב במקרים כאלה עם תכונה קסומה במיוחד שנקראת "היסטוריית הגרסאות" (Version History). האפשרות לצפות בגרסאות קודמות של הקובץ, לבדוק מי ביצע את השינויים ואף לשחזר לגרסה קודמת בלחיצת כפתור אחת, הפכה לכלי הצלה של ממש בעבודה שיתופית. בין אם מדובר בטעות אנוש, שינוי שנעשה מבלי לשמור עותק קודם, או מחיקה בשוגג של תוכן יקר ערך, התכונה הזו מאפשרת לכל אחד מהמשתמשים שעובדים על הקובץ המשותף לחזור אחורה בזמן ולשחזר את מה שאבד. מדובר בפתרון קריטי עבור עסקים, חברות וארגונים שבהם בדרך כלל מספר עובדים מזינים נתונים ועורכים שינויים בקבצים משותפים.
איך בודקים מי ביצע שינויים ואיך משחזרים גרסאות קודמות של קובץ Word, Excel ו- PowerPoint ?
ראשית כל, יש להיכנס לקובץ המשותף, בין אם זה מסמך שנוצר ב- Word, גיליון אלקטרוני ב- Excel או מצגת ב- PowerPoint.
לאחר מכן, לחצו על שם הקובץ שמופיע בפינה השמאלית (או הימנית אם חשבון הגוגל שלכם מוגדר בשפה האנגלית) העליונה של החלון.
בחלונית שנפתחה בחלק העליון של החלון, לחצו על האפשרות "היסטוריית גרסאות".
לאחר מכן ייפתח חלון חדש, כאשר בצד שמאל שלו (או ימין, אם אנגלית מוגדרת שפת ברירת המחדל אצלכם) תופיע היסטוריית הגרסאות עם כל הגרסאות שנשמרו לאותו קובץ.
ליד כל גרסה תוכלו לראות את התאריך האחרון שבו בוצעו שינויים ואת שם המשתמש או המשתמשים שביצעו שינויים בקובץ.
לחצו על הגרסה שבה תרצו לעיין.
כעת, הגרסה שפתחתם תיפתח במרכז החלון ותוכלו לראות את כל המידע והנתונים לפני השינויים שבוצעו.
אם תרצו לשחזר גרסה כלשהי שנמצאת בהיסטוריית הגרסאות, לחצו עליה. לאחר מכן, לחצו על שלוש הנקודות שמופיעות בפינה השמאלית העליונה של הגרסה.
לאחר מכן, תיפתח חלונית עם האפשרות 'הורד', לחצו עליה.
כעת, הקובץ יירד למחשב או לסמארטפון שלכם (תלוי מאיזה מכשיר אתם צופים במסמך, מצגת או בגיליון האלקטרוני).
